Chef des services administratifs et financiers
Identification du poste
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Entreprise
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Marins Maintenance Inc.
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Titre du poste
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Chef des services administratifs et financiers
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CNP 2021
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10019 — Directeurs/directrices d’autres services administratifs
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Adresse de référence
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3194, boulevard Gareau, Saint-Hubert (Québec) J3Y 0J4
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Statut et durée du travail
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Poste permanent, à temps plein — 30 heures par semaine
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Rémunération
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36,00 $ CA/heure
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Modalités de travail
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Hybride et itinérant, selon les besoins du poste
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Sommaire du poste
Sous l’autorité de la direction générale, le ou la chef des services administratifs et financiers planifie, dirige, coordonne et contrôle les services administratifs et financiers de l’entreprise, notamment les finances et le contrôle interne, les ressources humaines et la paie, l’administration financière des contrats, les achats, les stocks et le soutien aux opérations.
La personne titulaire supervise les employés et les processus, assure le suivi des coûts et des résultats et participe aux décisions relatives au personnel, aux dépenses, à l’affectation des ressources et aux conditions commerciales, dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués. Elle assure la liaison entre la direction générale, les employés, les clients et les fournisseurs, ainsi que la continuité des activités administratives, notamment en l’absence de la direction.
Responsabilités principales
- Planifier et superviser les services administratifs et financiers, établir les priorités, répartir les responsabilités et suivre les résultats.
- Encadrer les employés, coordonner les activités relevant de sa responsabilité et améliorer les procédures et contrôles internes.
- Produire des analyses et des recommandations de gestion et assurer la continuité des activités administratives en l’absence de la direction générale, selon les pouvoirs délégués.
- Gérer les comptes fournisseurs et clients, la trésorerie, la facturation, les paiements et les rapprochements financiers.
- Préparer et analyser les rapports financiers, les prévisions, les budgets et les écarts entre les résultats prévus et réels.
- Analyser les coûts de main-d’œuvre, de matériel et de services, suivre la rentabilité des contrats et proposer des améliorations.
- Contrôler les dépenses et les priorités de paiement et valider les opérations dans les limites de l’autorité accordée.
- Coordonner les besoins en personnel ainsi que le recrutement, la sélection, l’embauche, la cessation d’emploi et la réaffectation des employés, avec un pouvoir décisionnel conforme aux attributions déléguées.
- Superviser les horaires, les vacances, les absences, les remplacements, l’intégration, la formation et l’encadrement des employés.
- Gérer la préparation, la vérification, l’approbation et le traitement de la paie, notamment les heures travaillées, les ajustements et la rémunération.
- Assurer le suivi des obligations en matière de travail et des obligations administratives applicables, y compris les déclarations et paiements exigés par le Comité paritaire de l’entretien d’édifices publics de la région de Montréal.
- Coordonner l’administration financière des contrats, la facturation et le suivi des comptes clients.
- Participer à l’élaboration et à la révision des propositions et des tarifs, en tenant compte des coûts, des marges, de la fréquence des services et des ressources nécessaires.
- Évaluer les répercussions financières des modifications contractuelles et assurer les communications administratives avec les clients.
- Planifier et contrôler les achats, les stocks, la distribution de matériel et les relations avec les fournisseurs, en recherchant l’efficacité des coûts.
- Coordonner avec les responsables de supervision le soutien administratif aux contrats, notamment les ressources, les remplacements et les ajustements opérationnels.
- Assurer le suivi des demandes des employés sur les lieux de prestation des services, orienter la résolution des incidents et réorganiser les ressources au besoin.
- Repérer les situations susceptibles de nuire à la maîtrise des coûts ou à la continuité des services et proposer des solutions avec les équipes concernées.
Exigences du poste
Formation : Baccalauréat ou diplôme d’études collégiales en administration, comptabilité, finances, gestion ou domaine connexe.
Expérience : Au moins 18 mois d’expérience en administration, en gestion financière ou en services administratifs, incluant la coordination de processus ou d’équipes; une expérience dans une entreprise de services d’entretien ménager constitue un atout.
Connaissances : Gestion financière, budgets, coûts, contrôle interne, facturation, comptes fournisseurs et clients, paie, administration du personnel, systèmes administratifs et Microsoft Excel.
Compétences : Planification, leadership, analyse financière, organisation, prise de décisions, communication, discrétion et résolution de problèmes.
Langues : Français ou anglais.
